Manajemen Perubahan Dan Manajemen Peningatan Layanan Berkelanjutan

“Manajemen Perubahan & Manajemen Peningkatan”

Manajemen Perubahan adalah Munculnya perbedaan budaya dalam organisasi akan mempengaruhi kesiapan rencana perubahan yang tepat. Berikut ini merupakan empat pendekatan manajemen perusahaan, antara lain:

Rasional-empiris : Pendekatan ini ada berdasarkan keyakinan bahwa perilaku orang dapat menunjukkan suatu prediksi dan mereka akan memberikan perhatian khusus terhadap kepentingan diri sendiri. Mereka akan berubah dengan sendirinya ketika mereka menerima komunikasi yang lebih informatif, efektif dan saat ada insentif pada perubahan yang mereka nilai lebih memadai.

Normatif-reedukatif

Menekankan pada bagaimana seorang manajer perubahan dapat memberikan pengaruh atau berperilaku dengan cara-cara tertentu, sehingga nantinya para anggota dapat membuat perubahan. Pendekatan ini dapat dibantu dengan penggunaan Sistem Manajemen Kompetensi dan Training selama proses pemantauan.

Kekuasaan-koersif

Pendekatan ini membuat pihak manajemen perubahan untuk melakukan caranya secara semena-mena bagi sebagian orang, dan secara naif bagi yang lain. Asumsi dasar dari pendekatan ini adalah mereka yang pada dasarnya patuh akan siap untuk melakukan apapun yang menjadi tugas atau arahan, dengan sedikit atau tanpa bujukan. Pendekatan ini mempunyai risiko yang cukup besar.

Lingkungan-adaptif

Dasar pemikiran yang ada dalam pendekatan ini adalah bahwa meskipun mereka mampu beradaptasi di segala kondisi, mereka tetap berusaha menghindari setiap bentuk kerugian.

Jenis-jenis Manajemen Perubahan Adalah

Jenis-jenis perubahan berdasarkan karakteristiknya antara lain sebagai berikut:

Smooth incremental change, perubahan akan terjadi secara perlahan, sistematis dan dapat memperlihatkan prediksi.

Bumpy incremental change, perubahan terlihat sebagai periode perubahan yang relatif tenang dan dapat terinterupsi dengan percepatan perubahan sewaktu-waktu.

Discontinuous change, perubahan yang menunjukkan pergeseran cepat dalam strategi, struktur, dan budaya.

manajemen perubahan adalah

Fase dan Tahapan Manajemen Perubahan

Terdapat beberapa fase dalam melakukan manajemen perubahan, antara lain:

Fase A: Positioning Value (menentukan posisi strategis). Merupakan tahap sistem berpikir yang dapat menunjukkan secara jelas tujuan atau posisi strategis perusahaan.

Fase B: Measures Goals (mengukur tujuan). Mengidentifikasi berbagai ukuran dan mekanisme yang perlu untuk mengevaluasi apakah tujuan telah tercapai.

Fase C: Assessment Strategy (strategi asesmen). Mengidentifikasi kesenjangan antara situasi saat ini dengan situasi yang menjadi harapan kedepannya, dengan tujuan agar setiap kebijakan dapat mencapai kondisi yang lebih baik.

Fase D: Actions Level-level (aktivitas perubahan). Merupakan penerapan dan penjelasan strategi yang selanjutnya akan berintegrasi dengan semua kegiatan, proses, dan perubahan yang penting dalam mengimplementasikan tujuan yang ada dalam fase A.

Fase E: Environment Scan (identifikasi lingkungan eksternal). Mengetahui lingkungan eksternal yang mampu mempengaruhi perubahan.

Adapun tahapan manajemen perubahan yang tergambarkan dalam The Rollercoaster of Change adalah sebagai berikut:

Start smart, tahap pre-planning atau awal perencanaan perubahan ketika individu mempersiapkan diri untuk perubahan.

Shock, tahap ini adalah tanda kickoff oleh pemimpin perubahan.  Disini biasanya terjadi reaksi keterkejutan (shock), akibat ketidaksiapan mereka menghadapi perubahan.

Depression/anger, perubahan pekerjaan dan tanggung jawab karena perubahan mulai nampak dengan jelas dalam bentuk depresi dan kemarahan.

Hang in/Persevere, tahap ini reorganisasi dan hubungan kerja yang baru mulai berlaku, individu dalam organisasi akan berusaha mempertahankan kondisi yang lama, sehingga pada tahapan ini sering kali perubahan bisa mengalami kegagalan.

Hope/Readjustment, tahap adaptasi dengan kondisi organisasi yang baru, individu sudah lebih memahami perubahan sehingga tujuan perubahan yang ingin tercapai telah stabil.

Rebuilding, pada fase ini sudah terbentuk tim yang solid dan kegiatan organisasi sudah berjalan dengan baik.

Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan di atas, dapat kita pahami bahwa manajemen perubahan atau change management sangat penting sebagai upaya untuk mengatasi suatu perubahan di dalam organisasi atau perusahaan. Nantinya, perusahaan akan mampu menciptakan kondisi terbaik dengan cara yang lebih efisien dan efektif untuk meminimalkan dampak dari proses perubahan tersebut.

Manajemen Perubahan adalah sebagai pebisnis, manajemen perubahan dapat menjadi salah satu kunci keberhasilan perusahaan. Untuk mendukung hal tersebut, gunakanlah Software ERP dari HashMicro untuk membantu Anda dalam memaksimalkan dan meningkatkan efisiensi operasional bisnis Anda. Jadwalkan demo gratis sekarang!

Apa itu manajemen perilisan?

Manajemen perilisan adalah teknik yang digunakan untuk mengelola, merencanakan, dan mengontrol pembaruan perangkat lunak melalui berbagai tahapan yang berbeda. Tujuannya adalah meningkatkan kualitas, kecepatan, dan efisiensi peluncuran perangkat lunak. Teknik ini memastikan tim siap dengan informasi yang benar pada waktu yang tepat sehingga meningkatkan kemungkinan peluncuran produk yang sukses. 

Apa itu manajemen perilisan?

Siklus hidup manajemen perilisan terdiri dari lima langkah yang meliputi perencanaan, pembangunan, pengujian, persiapan, dan penyebaran pembaruan perangkat lunak. Setiap tahap penting untuk mengatur dan melaksanakan perilisan yang sukses dengan benar. 

1. Perencanaan perilisan

Langkah pertama meluncurkan perangkat lunak adalah memulai perencanaan dengan para pemangku kepentingan dalam tim pengembangan. Meskipun ada beberapa cara untuk melaksanakan langkah ini, inisiatif umum seperti mengadakan rapat awal, menyusun kasus bisnis, dan membuat struktur perincian kerja untuk menguraikan dependensi proyek.

Siklus proses manajemen perilisan

Setiap tugas ini akan membantu Anda, sebagai manajer perilisan, melaksanakan siklus pengembangan sistem. Dalam tahap perencanaan, Anda juga harus terhubung dengan tim operasi dan kepemimpinan untuk mendapatkan persetujuan atas perangkat lunak yang dibuat dan siap dikembangkan. 

Berikut adalah daftar periksa perencanaan manajemen perilisan yang digunakan saat memulai proses ini:

Hubungi para pemangku kepentingan: Buat laporan ringkasan proyek dan kirimkan terlebih dahulu kepada pemangku kepentingan untuk ditinjau sebelum rapat awal.

Adakan rapat perdana proyek di awal: Uraikan perincian penting tentang proyek, termasuk tujuan dan metrik keberhasilan. 

Susun kasus bisnis: Jelaskan nilai proyek dan dampaknya terhadap organisasi beserta manfaat jangka panjangnya. 

Buat struktur perincian kerja: Visualisasikan proyek dengan membagi dependensi menjadi tugas-tugas kecil yang mudah dipahami. 

Ajukan perangkat lunak untuk disetujui: Dapatkan persetujuan dari pemangku kepentingan dan buat perubahan proyek sebelum tim memulai. 

Rencanakan jadwal perilisan: Petakan, berikan, dan lacak tugas-tugas proyek agar perilisan perangkat lunak menghasilkan progres. 

Setelah menyelesaikan daftar periksa ini, Anda siap untuk tahap berikutnya: membangun perangkat lunak. 

2. Pembangunan perilisan

Langkah kedua dari proses perilisan adalah yang paling memakan waktu karena anggota tim benar-benar mulai mengembangkan perangkat lunak. Pada tahap ini, semua tugas harus diberikan kepada para pemangku kepentingan, dan informasi proyek harus sudah dikomunikasikan. 

Setelah informasinya jelas, anggota tim dapat mulai membangun perangkat lunak sekaligus menguji dan meningkatkan fitur yang diperlukan. Sebaiknya mulailah melacak potensi risiko atau bug dalam lingkungan produksi sehingga Anda siap untuk tahap pengujian. 

Berikut adalah daftar periksa pembangunan manajemen perilisan yang digunakan saat memulai proses ini:

Memberi tugas kepada para pemangku kepentingan

Melaksanakan dependensi proyek

Mendokumentasikan risiko perangkat lunak menggunakan daftar risiko

Melakukan kerja tim untuk menyelesaikan masalah

Meluncurkan fitur baru dalam lingkungan produksi

Mengotomatiskan pengujian awal

Sekalipun kerja tim dan pengujian diperlukan saat membangun perangkat lunak, pengujian sebenarnya akan dimulai selama tahap berikutnya. 

Otomatiskan pekerjaan dengan Asana

3. Pengujian perilisan

Fase pengujian mungkin jauh lebih penting dari membangun perangkat lunak. Fase ini sangat penting untuk memastikan perangkat lunak berjalan dengan benar dan siap diluncurkan. 

Mendapatkan bantuan anggota tim untuk mengidentifikasi dan menyelesaikan bug yang muncul itu berguna, tetapi Anda juga harus memulai pengujian pengguna pada langkah ini. Meskipun ini akan bergantung pada seberapa kompleks perilisan perangkat lunak, pengujian pengguna adalah kesempatan bagi konsumen untuk menguji perangkat lunak Anda, biasanya dengan imbalan hadiah tertentu. 

Anda juga perlu melakukan pengujian regresi yang melibatkan pemeriksaan ulang fungsi-fungsi yang telah disetujui untuk memverifikasi fungsi tersebut tetap berjalan dengan baik. 

Berikut adalah daftar periksa pengujian manajemen perilisan yang digunakan saat memulai proses ini:

Memulai end user acceptance testing (UAT)

Mengatasi atau mengurangi risiko perangkat lunak

Mengidentifikasi bug perangkat lunak

Melaksanakan pengujian regresi

Dalam hal perangkat lunak, pengujian adalah bagian penting dari rencana perilisan dan dapat memakan waktu jika memerlukan banyak perubahan. 

4. Persiapan perilisan

Dalam tahap persiapan perilisan perangkat lunak, tim harus selesai membuat perubahan yang diperlukan dan mengoptimalkan fungsi dalam lingkungan uji coba. Ini memastikan setiap bagian perangkat lunak berfungsi dengan baik dan siap diluncurkan. 

Sebaiknya lakukan pemeriksaan jaminan kualitas akhir, atau beberapa kali, untuk memastikan semua fungsi bekerja dengan baik. Ini dapat dilakukan oleh Anda dan tim, mendapatkan bantuan dari anggota tim yang tidak terlibat itu bermanfaat karena mereka akan dapat melihat perangkat lunak dengan sudut pandang yang tidak bias.

Berikut adalah daftar periksa persiapan manajemen perilisan yang digunakan saat memulai proses ini:

Mereplikasi setiap skenario perangkat lunak

Mengoptimalkan integrasi perangkat lunak

Mengatasi bug perangkat lunak

Melakukan QA final

Setelah memberikan tinjauan akhir pada perangkat lunak dan telah disetujui, Anda dapat mulai menyebarkannya di lingkungan aktual. 

5. Penyebaran perilisan

Tahap akhir dari perilisan perangkat lunak melibatkan penggunaan manajemen penyebaran. Ini adalah proses mengeksekusi ide perangkat lunak awal dan melibatkan pemindahan fungsi ke lingkungan aktual. 

Untuk menyebarkan perilisan perangkat lunak, diperlukan lebih banyak pengujian untuk memastikan semua fungsi dipertahankan di lingkungan aktual. Setelah hal ini selesai, ada baiknya untuk terus mengevaluasi integrasi dan membuat perubahan yang diperlukan untuk meningkatkan fungsionalitas. 

Berikut adalah daftar periksa penyebaran manajemen perilisan yang digunakan saat memulai proses ini:

Menyebarkan di lingkungan aktual

Menguji di lingkungan aktual

Menganalisis Key Performance Indicators (Indikator Kinerja Utama atau KPI)

Terapkan integrasi berkelanjutan

Anda juga dapat menutup tugas proyek setelah perangkat lunak diluncurkan dan perubahan yang diperlukan untuk integrasi telah dibuat. 

Manajemen perilisan vs. manajemen perubahan

Meskipun ada beberapa kesamaan antara manajemen perilisan dan manajemen perubahan, keduanya memiliki perbedaan yang cukup signifikan. Manajemen perilisan adalah proses mengimplementasikan produk perangkat lunak, sedangkan manajemen perubahan adalah proses mengoordinasikan perubahan proyek atau bisnis menggunakan proses kontrol perubahan. 

Berikut beberapa perbedaan utama lainnya:

Manajemen perilisan fokus pada konfigurasi, perencanaan, perilisan, dan pengujian proyek. 

Manajemen perubahan fokus pada penilaian, otorisasi, permintaan, dan peninjauan perubahan proyek. 

Jadi, manajemen perilisan utamanya fokus pada tugas-tugas seputar perencanaan dan penjadwalan proyek, sedangkan manajemen perubahan fokus pada mengoordinasikan perubahan saat rencana dijalankan. 

Setelah memahami pengertian manajemen perilisan dan perbedaannya dengan manajemen perubahan, mari kita lihat metodologi mana yang tepat untuk Anda.

Metodologi manajemen perilisan

Meskipun perilisan perangkat lunak harus mengikuti lima langkah di atas, apa pun metode yang digunakan, ada beberapa cara berbeda yang dapat Anda lakukan untuk menjalankan perilisan. Ini termasuk pengembangan Agile dan pengembangan waterfall. 

Metodologi manajemen perilisan

Meskipun berbeda, keduanya menawarkan hasil serupa. Metode yang Anda gunakan akan bergantung pada kerumitan perangkat lunak itu sendiri dan ukuran tim. Mari kita lihat fitur masing-masing metode ini. 

Pengembangan Agile

Pengembangan Agile atau adalah metode manajemen proyek yang melibatkan perencanaan perilisan perangkat lunak secara bertahap. Penahapan ini sering disebut sprint atau iterasi. Fitur dasar dari manajemen Agile adalah:

Membuat peta jalan

Memprioritaskan backlog produk

Menetapkan gol yang logis

Memecah tugas menjadi "sprint" yang lebih kecil

Pengembangan Agile membantu tim mengelola dan menjalankan proyek kompleks seperti perilisan perangkat lunak dengan lebih mudah. Metode ini paling cocok untuk tim yang membutuhkan tugas dipecah menjadi gol-gol yang lebih kecil ("Sprint"). Ini biasanya terjadi pada tim kecil yang harus menangani proyek besar. 

Pengembangan Waterfall

Meskipun agak mirip dengan pengembangan Agile dalam hal pembagian tugas, pengembangan waterfall diatur dalam jalur linier. Ini berarti, setiap tugas terikat pada suatu dependensi dan tugas berikutnya tidak akan dimulai sampai dependensi sebelumnya selesai. Fitur lain pengembangan waterfall termasuk:

Mengumpulkan persyaratan

Merencanakan dan menjadwalkan milestone

Menerapkan rencana

Memverifikasi dan menguji

Mempertahankan dan memperbaiki rencana

Pengembangan Waterfall sangat cocok untuk proyek yang lebih besar dan cenderung lebih terperinci, meskipun kedua metode akan menghasilkan perilisan perangkat lunak yang sukses jika diterapkan dengan benar. Proses pengembangan waterfall sangat cocok untuk tim yang mencari tugas yang spesifik pada tahapan. Ini biasanya terjadi pada tim lebih besar yang memiliki sumber daya yang dibutuhkan, tetapi membutuhkan metode pelaksanaan yang terorganisasi. 

Jenis metodologi yang tepat untuk tim Anda akan bergantung pada ukuran tim dan gaya organisasi pilihan Anda. Jika ragu, cobalah keduanya untuk mengetahui yang paling sesuai dengan kebutuhan tim Anda. 

Alat-alat manajemen perilisan

Manajemen perilisan itu penting karena banyak alasan. Yang paling sederhana, membantu mengelola masing-masing tahap perilisan perangkat lunak sehingga menciptakan proses yang dapat dikelola secara keseluruhan. Itulah sebabnya sangat penting untuk memiliki perangkat lunak manajemen kerja yang tepat. 

Alat yang bermanfaat dari alat manajemen kerja dapat mencakup apa saja, mulai pengaturan tugas, automasi, hingga pelacakan laporan bug. Alat yang tepat untuk Anda akan bergantung pada layanan TI yang membutuhkan bantuan.

Alat yang tepat dapat membantu tim Anda dalam hal berikut ini:

Meningkatkan visibilitas

Membuat struktur perincian kerja

Menjelaskan ekspektasi

Menyimpan dan melacak laporan bug

Memprioritaskan perubahan proyek

Menyederhanakan komunikasi

Tetap bekerja sesuai jadwal

Semua ini tidak hanya dapat membantu kesuksesan perilisan perangkat lunak, tetapi juga membantu meningkatkan dinamika tim Anda secara keseluruhan. 

Gunakan manajemen perilisan untuk perilisan mendatang

Manajemen perilisan adalah proses yang terbaik untuk digunakan developer perangkat lunak dan tim DevOps saat merilis produk perangkat lunak baru. Manajemen ini tidak hanya dapat membantu mendeteksi kesalahan perilisan baru secara real-time, tetapi juga memastikan infrastruktur TI siap untuk setiap pembaruan yang akan terjadi.

Setelah solusi untuk manajemen layanan diterapkan, sangat penting untuk tidak diam menunggu bahwa pekerjaan telah selesai. Semua aspek lingkungan akan terus berubah dan penyedia layanan harus selalu melakukan peningkatan. Peningkatan Layanan Berkelanjutan bertanggung jawab untuk memastikan bahwa setiap peningkatan ini teridentifikasi dan telah diterapkan. Performa dari penyedia layanan IT akan selalu dipantau dan semua peningkatan yang dilakukan akan diproses, layanan IT, dan infrastruktur IT untuk meningkatkan efisiensi, efektivitas dan efektivitas biaya.

Tujuan

Peningkatan layanan berkelanjutan bertujuan untuk memberikan nilai bisnis untuk memastikan bahwa implementasi manajemen layanan terus memberikan hasil bisnis yang diinginkan.

Objektif

Beberapa objektif dari Peningkatan layanan berkelanjutan adalah sebagai berikut :

Untuk melakukan peninjauan, analisa, dan rekomendasi pada bagian yang dapat ditingkatkan pada setiap titip dalam siklus layanan.

Untuk melakukan peninjauan dan analisa pada pencapaian tingkatan layanan terhadap tujuan yang ingin dicapai.

Untuk mengidentifikasi dan menerapkan aktivitas individu untuk meningkatkan kualitas layanan dan efisiensi dan efektivitas dari proses pada manajemen layanan.

Untuk meningkatkan efektivitas biaya dalam memberikan layanan IT tanpa berimbas kepada kepuasan pelanggan.

Untuk menerapkan metode manajemen kualitas untuk membantu aktivitas dalam peningkatan layanan berkelanjutan.

PBL harus objektif untuk semua orang yang ada didalam organisasi, tetapi aktivitas peningkatan hanya bisa terjadi apabila dimanajemen dengan baik. Seseorang bertanggung jawab harus ditunjuk  dan mereka harus memiliki otoritas yang tepat untuk membuat keputusan. Peran ini bukan peran yang mudah dikarenakan peningkatan berarti perubahan yang signifikan yang kemungkinkan mengganggu pola kerja yang sudah ada sebelumnya. Aktivitas peningkatan perlu direncanakan dan dijadwalkan secara berkelanjutan setiap saat dan setiap efek yang terjadi dipantau untuk memastikan peningkatan yang diinginkan tercapai. Secara ideal, budaya peningkatan bisa menjadi melekat didalam organisasi.

Ruang Lingkup

PBL bisa diterapkan pada semua tingkatan siklus layanan dan melingkupi 3 area utama yaitu :

Kesehatan rata – rata dari manajemen layanan sebagai disiplin utama.

Penyesuaian berkelanjutan dari portfolio layanan dengan kebutuhan bisnis saat ini dan akan datang.

Kematangan dalam penerapan proses – proses IT.

Nilai untuk Bisnis

PBL mengenali nilai yang diberikan oleh TI pada bisnis yang bisa diterapkan dan diukur dengan berbagai cara seperti berikut ini :

Peningkatan : Keluaran dan hasil yang lebih baik dari keadaan sebelumnya.

Keuntungan : Hasil yang didapatkan melalui peningkatan yang telah diterapkan.

Return on investment (ROI): Perbedaan antara keuntungan yang dihasilkan dan biaya yang dikeluarkan untuk mendapatkan hasil tersebut.

Value on investment (VOI): Nilai tambahan yang diciptakan oleh peningkatan termasuk keuntungan diluar keuntungan ekonomi dan hasil yang diinginkan.

Penerapan PBL berarti berkomitmen untuk melakukan investasi terus menerus untuk menciptakan dan mengelola rencana pengembangan layanan. Nilai yang diharapkan dari investasi adalah salah satu komponen yang penting dari semua pola bisnis, dan PBL menekankan keperluan untuk evaluasi secara berkala mengikuti penerapan peningkatan dengan cara sebagai berikut :

Memeriksa keuntungan / ROI / atau VOI tercapai sesuai dengan peningkatan yang diterapkan.

Mengidentifikasi investasi terbaik dengan mengestimasi keuntungan dari berbagai sumber.

Mengukur hasil atau keuntungan dari setiap perubahan struktur organisasi atau strategi bisnis, dan atau perubahan aturan dan legislasi.

Banyak organisasi yang sangat kurang secara tradisional dalam memeriksa keuntungan yang direncanakan telah dilaksanakan sesuai dengan yang diinginkan dan kemudian membuat keputusan kedepan dengan asumsi bahwa perubahan yang signifikan terhadap nilai telah terjadi.

Prinsip Utama

Pendekatan untuk Peningkatan Layanan Berkelanjutan

Perjelas visi, dengan memikirkan visi dari sisi bisnis dan TI, misi, tujuan dan objektif serta memastikan bahwa semua orang memiliki pemahaman yang sama, visi adalah aspirasi dan mewakili kondisi yang diinginkan.

Menilai situasi terkini dan menerapkan garis dasar dari dimana posisi organisasi sekarang. Hal ini akan cukup menantang dan kejujuran akan sangat berguna, karena itu penilaian eksternal akan sangat diperlukan.

Menetapkan langkah – langkah menuju visi yang berbasis prioritas untuk peningkatan dan pengaturan tujuan yang terukur. Biasanya hampir mustahil untuk mengubah keadaan sekarang ke keadaan diinginkan secara langsung.

Dokumentasi rencana peningkatan, mengunakan layanan dan teknik proses peningkatan.

Awasi hasil yang dicapai, menggunakan cara yang tepat dan terukur seperti yang telah didefinisikan sebelumnya.

Kelola momentum dengan memastikan bahwa peningkatan telah tergabung dengan baik dan  seraya memperhatikan kesempatan untuk pengembangan kedepannya.

Memberikan Peningkatan

ITIL merekomendasikan untuk pelaksanaan PBL tercatat untuk melihat kesempatan peningkatan layanan yang dilakukan dan mengategorikan menjadi kecil, sedang, dan besar. Waktu yang diharapkan untuk menerapkan setiap kesempatan yang ada bisa diantisipasi dan dapat dihitung setiap keuntungan yang akan didapatkan. Informasi ini memungkinkan untuk memprioritaskan kesempatan untuk melakukan peningkatan yang ada.